Quante volte abbiamo assistito ad una presentazione e ci siamo accorti che non riuscivamo a stare concentrati, nel dilemma se seguire lo speaker oppure guardare le slide, oppure incantati dal bellissimo quadro alle spalle della spokesperson per cui il cervello si sganciava dall’evento e mentre si lanciava in una ricerca inarrestabile per ricordare l’autore fino a capitolare alla tentazione di dedicarsi a guardare i messaggi sul cellulare?
A mio parere in questi interventi il relatore ha sbagliato qualcosa, non riuscendo a coinvolgerci appieno.
Lo spostamento degli eventi dal fisico all’on-line, il mondo ibrido su cui si sta organizzando l’uscita dalla pandemia, ha reso strategica la preparazione degli interventi.
Slide o speech che sia, quando dobbiamo fare una presentazione è importante prima di tutto allocare del tempo per prepararsi, non bastano i pochi minuti tra un Teams e un altro.
Importante prendere in considerazione alcuni passaggi.
Il primo fondamentale, quanto bistrattato, è creare un set up adeguato ed evitare quelli che ci potrebbero apparire come piccoli errori ma che in realtà possono complicarci le cose. Se dovessimo applicare una legge di Pareto alle presentazioni direi che parliamo di quel 20% che fa l’80% del risultato! I passaggi da fare sono 3:
- Capire bene le motivazioni delle persone a cui presentiamo rispetto alle argomentazioni che vogliamo comunicare;
- Costruire uno speech e delle slide con l’obiettivo di creare una sinergia tra i messaggi sui due “mezzi” differenti;
- Curare e preparare bene la delivery per evitare brutte sorprese al momento della presentazione.
Sfoltire le slide che presentiamo è un must. Le persone riescono a processare 3 messaggi, se questi vengono nascosti intorno a decine di dati non solo i messaggi non emergono ma l’ascoltatore inevitabilmente si perde, ed eccolo là che tira fuori zitto zitto il suo smartphone. Sforziamoci quindi ad eliminare testo superfluo senza temere di dimenticarci il dato di dettaglio durante lo speech.
Anche da un punto di vista estetico, aumentare sproporzionatamente la densità del testo nelle slide porta inevitabilmente a diminuire l’impatto visivo e la funzionalità che questo registro di comunicazione ha sull’apprendimento della audience.
Anche il tempo, può giocare a nostro favore se lo pianifichiamo bene, aspetto questo che con le presentazioni on line è ancor più vero.
Il modo migliore è stare dentro un certo minutaggio sorpassato il quale l’attenzione della audience cala inevitabilmente. Ecco perché ci converrebbe preparare bene lo speech, collegandolo alle slide – oppure al supporto visivo scelto, in maniera puntuale.
Sarà capitato anche a voi di assistere sia a presentazioni che hanno sforato con i tempi, sia a quelle invece fatte da relatori attenti che hanno concluso qualche minuto prima.
Chi avete apprezzato?
Scommetto che la risposta è chi ha chiuso qualche minuto prima.
I colleghi americani, un po’ per cultura un po’ per abitudine, sono più ferrati di noi quando gestiscono una presentazione. Negli USA, già dalle scuole elementari, insegnano ai bambini a presentare le proprie idee.
L’atto del presentare è a tutti gli effetti un atto comunicativo incentivato dal sistema scolastico. Ve ne racconto un’altra.
Nel mese di settembre, per una settimana decine d’imprenditori presentano le proprie start-up a influenti gruppi di esperti, investitori e media, in due diversi eventi: il TechCrunch 50 a San Francisco e il DEMO a San Diego. Per coloro che fondano una start up la posta in gioco è molto alta: successo o fallimento. Gli organizzatori del TechCrunch ritengono che 8 minuti sia un tempo sufficiente per “speakerare” un’idea. DEMO concede agli imprenditori ancora meno tempo, 6 minuti. Demo inoltre chiede 3000 dollari al minuto.
La domanda che potremmo farci è: se dovessimo sborsare 3000 euro al minuto per fare una presentazione, come ci muoveremo?
La preparazione di uno speech richiede non solo un termine di tempo entro il quale stare ma anche un attento lavoro sulla storia e sul ritmo dei contenuti, nonché un particolare check tra le parole che verbalizziamo e quelle riportate in slide. I “soundbite” che verbalizziamo dovrebbero trovare riscontro sulle slide. Chi ti ascolta ha sempre bisogno di un gancio visivo per fissare il messaggio.
C’è anche da dire che le presentazioni oggi non hanno solo un format, possono essere in presenza, trasferite in streaming in modalità one to many, visualizzate on-demand, statiche o interattive o distribuite su più piattaforme digitali.
One presentation fits all purtroppo non funziona più, dobbiamo quindi determinare il modo migliore per connetterci con la audience e quale formato utilizzare in base alla dimensione del pubblico, l’impostazione della presentazione, come il nostro pubblico preferisce ricevere informazioni; e un metodo di delivery che aiuti i nostri obiettivi di comunicazione.
Un altro aspetto importante è quello di bilanciare la necessità di un messaggio coerente con la flessibilità di una presentazione dinamica e personalizzata. Oggi teniamo molte presentazioni on line e in quest’ottica è importante considerare alcune sfumature che cambiano decisamente il risultato rispetto alla modalità di presentazione in presenza. Per esempio la tecnologia: tutti gli aspetti tecnici che in presenza ignoriamo perché c’è qualcuno che ci pensa oggi sono fondamentali per una resa efficace.
Inquadrature sbagliate, illuminazione scarsa, sedute scomode, possono compromettere realmente il percepito della audience. Così anche tutti gli aspetti legati all’audio.
Nelle presentazioni on line cambia anche la modalità di delivery della storyline. Meglio accorciare i bit di comunicazione e variare velocemente l’argomento, per ottimizzare l’attenzione del pubblico che in modalità ibrida cala più facilmente – quante telecamere sono spente durante le vostre performace online?
Spero di avervi convinto che fare una bella presentazione non è scrivere tante cose intelligenti e chiedere ad un grafico di metterle insieme ma il risultato di una strategia e di un delivery ragionato. Ma quanto tempo c’è bisogno per prepararsi bene? A questa domanda rispondo segnalando alcuni passaggi che bisogna necessariamente fare:
Strategia
- Comprendi bene le motivazioni del tuo pubblico rispetto all’argomento che devi presentare
- Chiediti cosa speri di ottenere attraverso la tua presentazione e scegli una delivey in linea con i tuoi obiettivi (in presenza, on line, on demand etc);
- Considera l’ambiente in cui presenterai (location fisica o spazio ibrido) e tutti gli aspetti che possono facilitare l’accesso ai contenuti da parte del pubblico;
- Fissa bene lo “spostamento” che vuoi far fare al tuo pubblico per seguire la tua idea
- Determina la lunghezza della tua presentazione
- Decidi lo stile delle tue slide
Speech
- Prepara lo schema del tuo speech e sviluppa i tuoi 3 messaggi;
- Perfezionati ricordandoti che per risultare spontanei il giorno della presentazione ogni minuto di speech richiede almeno un quarto d’ora di allenamento;
- Fai un check sul tempo che impieghi a deliverare tutto lo speech, qualora riscontrassi sforamenti elimina il superfluo.
Slide
- Inserisci un’immagine, una head o poche key words e se hai necessità una body che non superi le tre righe;
- Controlla che sulle slide siano riportati i soundbite che hai incorporato nel tuo speech;
- Se ti troverai in presenza non perdere mai il contatto visivo con un pubblico voltando le spalle per leggere la slide. Se hai preparato bene lo speech e le slide sono essenziali non ne avrai bisogno.
Location
- Se puoi scegli un luogo dove sei a tuo agio;
- Prenditi cura dell’inquadratura e del background;
- Scegli un abbigliamento che trasmetta autenticità, relativo al contesto ma che ti rappresenti.
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