5 consigli per presentare in modo efficace ad un Senior Executive

Quante volte vi sarà capitato, leggendo articoli o libri, di scorrere con gli occhi o più semplicemente di sentire la parola C-suite? Se si lavora in ambito aziendale, credo infinite.

Ma quante volte quando dobbiamo fare una presentazione teniamo davvero in considerazione le esigenze di questo pubblico?

Sbagliare una presentazione per un Senior Director può essere antipatico e nel peggior dei casi compromettere l’accettazione o meno di un progetto o di un budget.

Sono persone che normalmente hanno pochissimo tempo a disposizione e devono prendere decisioni importanti per il bene dell’azienda. Quindi è fondamentale che la presentazione li metta in grado di prendere la miglior decisione nel minor tempo.

Lunghe presentazioni con grandi effetti a sorpresa non sono un modo efficace per catturare questa audience, anzi piuttosto si rischia di allontanarla. E’ importante raggiungere subito l’oggetto della presentazione – perché spesso l’opportunità di finire lo speech “ideale” non è reale. I Senior Director hanno un bisogno fisiologico di iniziare la fase di Q & A, molto prima di altre audience.

Quindi quando stiamo per confezionare la nostra presentazione con questa audience tenere in considerazione questi 5 step che ritengo fondamentali può fare la differenza:

presentazione senior executive

Arriviamo subito al punto: impiegare meno tempo di quello che ci è stato assegnato. Se ci sono stati concessi 30 minuti, creiamo la nostra presentazione entro quel lasso di tempo ma è bene far finta che il nostro spazio sia stato ridotto a 15 minuti. Così ci costringeremo a essere sintetici e tener conto delle variabili a cui tengono i senior director: risultati di alto livello, conclusioni, raccomandazioni, e una call to action chiara e diretta. Questi sono i punti che dovremmo raggiungere in modo trasparente e semplice, lasciando altri topic in un back up ma pronti all’uso.
Diamoli quello che vogliono davvero: stiamo focalizzati sulla priorità. Evitiamo di perderci. Se siamo stati invitati per argomentare un progetto particolare, è inutile aggiungere altri temi, incluse premesse olistiche. Ci hanno chiesto di fare questa presentazione perché sentono che possiamo aggiungere pezzi d’informazioni rilevanti, e aiutarli a chiudere specifici open point. Non bruciamo l’opportunità di essere rilevanti!
Set Expectations: quando iniziamo la presentazione è importante far sapere alla audience che ci prenderemo 5 minuti dei nostri 30 per fare un riepilogo dei topic. Molti CEO resistono solo 5 minuti perché scalpitano dalla voglia di aprire subito la fase di Q&A. Questo accorgimento li mette in una situazione preventiva di relax ed evita eventuali interruzioni.
Creare un executive summary slide: creare una overview chiara in pochissime slide che contenga tutti i topic e i relativi occhielli diventa strategico quando passiamo in rassegna le slide durante lo speech. Possiamo utilizzare anche la funzione d’inserimento in PowerPoint “collegamento ipertestuale” in modo che ogni topic sia collegato alle slide di approfondimento. Questa modalità ci è amica per gestire sia la fase di presentation vera e propria sia la fase di Q & A. Per una giusta proporzione, le slide di riepilogo dovrebbero essere circa il 10% del totale. Quindi se la tua presentazione è di 20 slide, abbiamo solo due slide che possiamo gestire come Executive summary. Se ci sono slide di maggior dettaglio, come Survey o altre informazioni utili, possiamo collocare queste supporting evidence in una sezione di back up/appendice in coda alla presentazione.
Allenati: prima di presentare riguardiamo attentamente tutte le slides e condividiamole con un collega: il nostro messaggio arriva chiaro? Le slide di riepilogo sono intuitive o abbondano di testo? Manca ancora qualcosa alla presentazione che la audience potrebbe richiedere?

Tutte queste sono domande che possono rendere la nostra presentazione ad un C-level efficace e rilevante.

Happy Presentation!

Armando Barone Armando Barone

Ufficialmente il mio percorso nel mondo della comunicazione inizia nel 1999, ma ho sempre creduto di averlo iniziato molto tempo prima. Ed esattamente nel 1980 quando il terribile terremoto dell’Irpinia che aveva devastato la mia città Napoli, fu per il bambino di allora assetato di sorprese, l’occasione per ritrovare tra le mura fogli di giornale. Una vera magia! Le pareti crollate rivelavano pagine sovrapposte di quotidiani che una volta si usavano per favorire l’aderenza della carta da parato.

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