Comunicazione di team: come migliorarla per il successo collettivo

L’ingresso nell’era post-digitale porta con sé svariati vantaggi per le persone che lavorano in azienda, ma ci pone davanti a una nuova sfida: potenziare la comunicazione all’interno dei team di lavoro.

Questa tematica è un argomento essenziale per coadiuvare le attività e facilitare sinergie tra le persone, nonché risultati e benessere per l’intero gruppo.

La comunicazione di squadra dovrebbe svilupparsi su diversi livelli, i più importanti sono tre:

1. la comunicazione focalizzata sulle decisioni;
2. la comunicazione per il coordinamento tra i membri e i progetti;
3. la comunicazione motivazionale per rafforzare il gioco di squadra e il contributo del singolo.

Quali potrebbero essere le cause di una possibile carenza comunicativa?

Tenere insieme i tre livelli comunicativi è difficile, prima di tutto per un fatto culturale: è un’esigenza nuova, il modello ibrido lascia prevalere, soprattutto nella fase online, lo stile di comunicazione appreso dalle persone usando i social, un modello per buona parte auto alimentato dalla prassi prevalente di questo media. Questa combinazione può generare alcuni deficit nella comunicazione di team. Ad esempio, si possono trasmettere messaggi poco esaustivi o non essere in grado di fare un briefing strategico. È quindi importante favorire lo sviluppo di competenze comunicative per poterle utilizzare in modo efficace perché la mancanza di una comunicazione di team adeguata influisce negativamente sui risultati e sul benessere di tutti i membri.

Come l’era post digitale sta influenzando la comunicazione di team?

Il passaggio alla comunicazione online tra i membri del team ha cambiato alcune regole del gioco. Da un lato, questo cambiamento apre nuove opportunità di collaborazione che prima non erano possibili, ma dall’altro pone una sfida seria e non facile per i team, quella di riconoscersi nei valori dell’organizzazione, sentirsi squadra e collaborare anche senza vedersi e condividere lo stesso spazio fisico.

Come accennato sopra, esiste inoltre un elemento che va tenuto in conto: anni di utilizzo dei social con stili e modi spesso assunti dalla pratica che possono influenzare negativamente la comunicazione di team.

Una delle difficoltà più concrete in una situazione ibrida è quando si lavora online. Quando ci si trova faccia a faccia con un’altra persona, si può capire se è a suo agio o meno in base al suo linguaggio del corpo e alle sue espressioni facciali. Quando si è online, invece, è molto più difficile capire se qualcuno è a suo agio o meno con quello che sta facendo.

Questo può essere particolarmente impegnativo quando si cerca di collaborare a qualcosa di delicato come la pianificazione di un progetto strategico o la gestione di una crisi, dove la fiducia e la collaborazione sono elementi essenziali per creare un piano efficace.

Tre passaggi fondamentali per migliorare l’interconnessione del team che valgono anche in era post digitale:

• Chiarire la visione e la missione del team:

Ogni team è guidato da una missione e da valori specifici, che possono essere più o meno espliciti. Tuttavia, non sempre tutti i membri hanno una chiara comprensione di tali elementi, il che ostacola una conoscenza approfondita degli obiettivi del proprio ruolo. È essenziale chiarire la visione e la missione del team in modo che ogni membro abbia una chiara direzione e sia in grado di contribuire in modo significativo e soddisfacente per l’individuo al raggiungimento degli obiettivi comuni.

• Migliorare i rapporti tra colleghi:

Nonostante sia importante facilitare la vita privata per equilibrarla con quella professionale, migliorare le relazioni tra colleghi, rendendo quanto più evidente e possibile i relativi punti di forza, produce numerosi benefici. Una buona relazione tra i membri del team aumenta il grado di soddisfazione sul lavoro, migliora l’ambiente e favorisce una comunicazione interna più chiara ed efficace.

• Implementare strategie di comunicazione efficaci:

Una volta chiarita la visione e “migliorati” i rapporti tra i colleghi, è essenziale implementare strategie di comunicazione efficaci. Ciò può essere ottenuto attraverso diverse azioni:

• Utilizzo di strumenti tecnologici: sfruttare le tecnologie disponibili per facilitare la comunicazione e la condivisione di informazioni. Esistono numerose piattaforme e software che consentono una collaborazione efficiente, come le applicazioni di messaggistica istantanea, le piattaforme di project management e i software di videoconferenza. L’utilizzo di tali strumenti favorisce una comunicazione costante e immediata tra i membri del team, indipendentemente dalla loro posizione geografica.
• Promuovere la trasparenza: creare un ambiente lavorativo in cui sia possibile condividere apertamente informazioni, opinioni e feedback. La trasparenza permette ai membri del team di avere una visione chiara delle attività e degli obiettivi, riducendo la possibilità di fraintendimenti e migliorando la collaborazione.
• Organizzare riunioni efficaci: le riunioni rappresentano un momento importante per la comunicazione di team, ma spesso possono diventare inefficaci e disorganizzate. È fondamentale pianificare le riunioni in modo attento, stabilendo un ordine del giorno chiaro e coinvolgendo solo i membri del team necessari. Durante le riunioni, è importante favorire la partecipazione attiva di tutti i membri, ascoltando le loro opinioni e prendendo decisioni condivise.
• Promuovere la comunicazione informale: oltre alle comunicazioni formali, è importante favorire la comunicazione informale tra i membri del team. Ciò può avvenire attraverso momenti di socializzazione, come pause caffè in virtuali, pranzi in presenza o chat informali, che permettono di creare un senso di appartenenza e condivisione tra i membri del team.
• Valutare e adattare le strategie: è fondamentale valutare l’efficacia delle strategie di comunicazione implementate e adattarle, se necessario. Monitorare costantemente la comunicazione di team, raccogliere feedback dai membri e apportare eventuali modifiche consente di ottimizzare il processo comunicativo nel tempo.

In conclusione, la comunicazione di team è un elemento chiave per il successo di un gruppo di lavoro. Attraverso la chiarezza della visione e della missione, il miglioramento delle relazioni tra colleghi e l’implementazione di strategie di comunicazione efficaci, è possibile creare un ambiente di lavoro collaborativo e produttivo in un’epoca post- digitale .